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电子发票管理深度推进,“无纸化”报销管理再显优势

发布时间:2021-02-02浏览次数:作者:Cloudpense云简

  发票作为重要的商务、财务、税务、法务凭证,关系经济社会方方面面,发票电子化改革后,发票形态、领用、开具、交付、入账、保管等都将发生重大变化,对税收管理、财务管理,乃至市场交易秩序、社会经济运行产生深刻影响。

  2021年1月8日,国税总局发布了《发票管理办法》(以下简称,《办法》)的征求意见稿,向社会公开征求意见。这版征求意见稿对2019版的发票管理办法有所修改,这也是为了深入推进发票电子化的法律法规准备。

无纸化报销管理

  01《发票管理办法》修订征集意见

  明确电子发票的地位和法定效力

  现行《办法》以纸质发票为基础制定,需进一步修改以适应电子发票推广使用需要,拓展优化发票服务举措,降低发票领用成本,提升用票办税便利度,打造更优税收营商环境。

  在纸质发票逐步转向电子发票过程中,通过《办法》修改进一步明晰权责,更好地保障纳税人合法权益。电子发票具体管理规范将通过《办法》授权制定的《办法》予以明确,待条件成熟后,再以完善法规方式进行固化。

  修改的主要内容

  (一)根据现行规定,税务机关在纳税人领用发票时不再收取税务发票工本费,此次修改统一将《办法》全文中的“领购”修改为“领用”,涉及第二条、第十五条、第十七条、第二十四条第一款、第二十九条第一项。

  (二)明确“电子发票”的法律地位和法定效力,增加发票类型内容,在第三条第一款明确发票“包括纸质发票和电子发票”;在第三条增加第二款“国家推广使用电子发票,电子发票具体管理办法由国务院税务主管部门制定。单位、个人开发电子发票信息系统自用或为他人提供电子发票服务的,应当遵守国务院税务主管部门制定的电子发票监管规定和标准规范”,为电子发票应用、社会化服务及监管提供必要的制度支撑;同时删除第二十二条第三款“国家推广使用网络发票管理系统开具发票,具体管理办法由国务院税务主管部门制定”。

  (三)增加发票赋码的管理内容,将第五条修改为“发票的种类、联次、内容、赋码规则以及使用范围由国务院税务主管部门规定”,明确发票“赋码规则”相应管理权限属于税务机关,以保证发票赋码的唯一性。

  (四)“企业印制发票”事项将通过政府采购方式确定,为适应此要求,一是将第八条第二款中“税务机关应当以招标方式确定印制发票的企业,并发给发票准印证”中的“准印证”修改为“印制通知书”;二是将第十二条中“印制发票的企业必须按照税务机关批准的式样和数量印制发票”中的“批准”修改为“确定”;三是删除第三十七条中“对印制发票的企业,可以并处吊销发票准印证”的处罚规定。

  (五)为优化跨省印制发票流程,降低税务机关发票印制及管理成本,删除第十四条第一款中的“由印制地省、自治区、直辖市税务机关确定的企业印制”。

  (六)根据“多证合一”商事登记制度改革的实际情况,为满足不同市场主体领用发票的实际需要,将第十五条第一款“需要领用发票的单位和个人,应当持税务登记证件、经办人身份证明”修改为“需要领用发票的单位和个人,应当持设立登记证件或税务登记证件、经办人身份证明”,明确“设立登记证件”效力等同于税务登记证件。

  (七)为保护用票单位和个人合法权益,防范非法冒用身份领开发票违法行为,此次修改在“发票领用、发票开具和发票代开”业务中增加身份验证的要求:一是将第十五条第一款“向主管税务机关办理发票领用手续”修改为“向主管税务机关办理身份验证和发票领用手续”;二是在第十六条第二款增加“税务机关代开发票时应进行身份验证”;三是在第二十一条“开具发票应当按照规定的时限、顺序、栏目,全部联次一次性如实开具,开具纸质发票应加盖发票专用章”后增加“开具发票人员应当进行身份验证”作为第三款。

  (八)发挥税收大数据优势,改变原来单纯依据经营范围和规模进行发票核定的局限性,将第十五条第一款修改为“主管税务机关根据领用单位和个人的经营范围、规模和风险级别”,增加“风险级别”作为发票核定的判断依据之一,以此提高发票核定的精准性。

  (九)《行政诉讼法》修订后,已明确电子数据作为合法证据的法律地位,发票领用、缴销等数据信息及时存储在税务信息系统中,供税务机关及用票单位和个人查询使用,不再需要通过纸质发票领购簿、发票登记簿记录发票信息,因此删除第十五条第一款、第二十六条、第二十七条、第二十八条中涉及“发票领购簿”和“发票登记簿”的表述和管理要求,进一步减轻纳税人负担,提高办税效率;在第二十七条“办理发票的变更、缴销手续”中增加“核定信息”,以确保条款表述的完整性。

  (十)为保障纳税人合法权益和用票需求,提升服务质效,一是将第十五条第一款中“在5个工作日内发给发票领购簿”修改为“在5个工作日内确认领用发票的种类、数量以及领用方式”,明确发票领用流程的办理时限;二是在第十五条第一款增加“并告知领用发票的单位和个人”,明确税务机关的告知义务。

  (十一)从税收征管实际情况看,各地对异地经营领用发票已不再要求提供保证人或收取发票保证金,因此,删除现行第十八条,取消保证人及发票保证金管理要求,从制度上固化“放管服”改革成果。同时,对条文顺序作相应调整和修改。

  (十二)为保障受票方合法权益,防范涉票风险,增加作废纸质发票和开具红字发票的规定及罚则:一是在第二十条第二款增加“开具纸质发票后,如需作废发票,应当收回原发票并注明‘作废’字样;如需开具红字发票,应当收回原发票注明‘作废’字样或取得对方有效证明。开具电子发票后,如需开具红字发票,应当取得对方有效证明”;二是在第三十四条增加“未按照规定作废发票或开具红字发票的”作为第十项。

  (十三)明确仅纸质发票须加盖发票专用章的要求:一是在第二十一条第一款明确“开具纸质发票应加盖发票专用章”;二是在第二十四条第一款“发票限于领用单位和个人在本省、自治区、直辖市内开具”和第二款“省、自治区、直辖市税务机关可以规定跨市、县开具发票的办法”中的发票表述前均增加“纸质”;三是在第三十四条第一项明确“未按规定加盖发票专用章的”。

  (十四)适应发票电子化改革要求,在第二十三条第一款“任何单位和个人应当按照发票管理规定使用发票,不得有下列行为”中增加“窃取、截留、篡改、出售、泄露发票数据”作为第六项,列明发票数据禁止性行为;同时在第三十七条第一款增加相应内容,明确对禁止性行为应予处罚。增加上述禁止性条款及罚则,有助于规范发票数据使用,保障纳税人权益,维护发票数据安全。

  (十五)适应税收现代化管理要求,减轻纳税人的负担,删除第二十八条中“保存期满,报经税务机关查验后销毁”。同时,删除第四十四条中的“财政部1986年发布的《全国发票管理暂行办法》和原国家税务局1991年发布的《关于对外商投资企业和外国企业发票管理的暂行规定》同时废止”。

  电子发票的深度推进已成趋势,对整个社会的效率提升和国家税控管理,有着较为深远的建设意义。实现报销全流程线上化是企业在发票电子化时代的拐点必须要做好的准备。而在财务管理的具体应用中,仍然存在诸多问题值得注意。

  02简约费控“无纸化”报销管理方案

  全面支持发票电子化落地

  发票电子化的流程较传统的费用报销流程,有极大的提速能力,然而很多企业依然没有享受到发票电子化带来的报销便利,根本原因在于企业缺乏一套成熟完善的解决方案应对快速变化的市场环境和政策调整。

  作为国内技术领先的财务saas引领者,简约费控不仅拥有高效便捷、智能合规的业财税解决方案,针对发票电子化进程中遇到的问题,以及近期增值税电子专用发票的进一步落地,简约费控已经形成了一套成熟完善的解决方案。从电子发票直接通过第三方平台导入到报销系统,自动查重验真,直接管理发票抬头信息,到电子发票导出至档案系统,提供一站式电子报销的管理流程,平均可减少员工80%的报销时间。

  ● 一体化票据管理:简约费控实行开票、收票、存票线上一体化流程,企业员工在消费后可通过支付宝或微信进行扫码开票。电子发票将通过手机、邮箱、支付宝发票管家和微信卡券等多个通道实现传输收票,并同时实现永久存储不丢失。

  ● 线上化报销过程:员工只需在简约费控中,导入支付宝、微信中保管的电子发票,或者从邮箱或浏览器中导入到费用报销中,即可生成费用明细,随后勾选相应的费用生成报销单即可提交审批,完成线上化报销流程,快速提升员工报销效率。

  ● 自动化合规校验:针对财务重点关注的电子发票报销可能存在的重复报销和虚假报销等问题,简约费控采用人机协同的模式,系统可对提交的电子发票进行自动查重和验真,省去大量纸质票据的人工工作量,同时,发票报销中的存疑点进行人工合规检查,大幅提高财务的工作效率。

  ● 电子化归档查询:国家对电子发票的电子存档作了强制化要求。企业可通过简约费控的电子档案系统对电子发票进行电子化存档,员工或者财务都可实现电子发票免打印。发票的电子化归档,免除财务电子发票打印过程,还可实现通过记账凭证联查归档的电子发票,查档更加方便高效。

  发票电子化的持续深入地推进,将大幅加快企业财务数字化转型速度。专用发票的电子化,使得企业在销售、费用、供应链业务的全流程线上化、数字化、发票电子化成为可能。

  目前,已经有超过200家企业通过简约费控实现了高效便捷的电子报销功能。未来,我们都将深刻感受到电子化报销带来的高效与便利,而先一步拥抱趋势的企业和财务人,将在这场数字化竞争中率先恢复、脱颖而出。

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