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科华生物:合规高效的业财系统是怎样炼成的?

发布时间:2020-07-29浏览次数:作者:Cloudpense云简

  
业财融合、一体化运营是提升企业竞争力的必然之路。我们请到了财智系统建设先行者,来为我们分享她在业财一体化建设过程中的心路历程。 

  罗芳

  科华生物CFO

  推荐理由

  1. 抗疫明星:受国务院点名表扬

  2. 行业权威:40年精耕于IVD行业,中国体外诊断知名企业

  3. 智能化建设深度用户:通过智能化财务系统服务境内外33家法人公司;通过智能系统建设,实现信用风险管理自动化、会计核算入账自动化率>92%,费用凭证自动化率>97%,......

  一、战略升级下的传统财务如何进行破局转型?

  科华构建了完善的“核心ERP系统+各业务协作子系统+财务共享”智能化信息系统,将低附加值的基础核算工作集中起来,提升了处理效率,也加速了财务职能从低效率、低附加值,重复、劳动密集的工作逐步向高效率、高附加值的全面支持决策的方向转型。

  “洞察业务、支持决策、评估战略、管理价值”将会成为未来财务职能发展的必然趋势。

  二、集团财务信息管理最佳实践:“一个平台、五大统一、四大集中”

  由人到工具,科华的集团财务信息管理整体思路从“一个平台、五大统一、四大集中”进行推行和实践。

  一个平台:建设以财务为核心的统一ERP平台,成为业财一体化的重要工具和抓手,为集团的统一管理奠定了基础;

  五大统一:ERP平台提供了强大的数据支持,为了让平台充分发挥作用,任何进入平台的数据都需要制定统一规则。

  从统一组织架构、主数据编码、业务规范、核算标准到管理报表,规范了整个集团从组织架构到业务流程的统一,提高了各成员单位的业务处理效率,明确了集团统一管控的目标;

  四大集中:数据集中管理,预算集中管理,资金集中管理,集团单位合并集中处理解决了集团资金的统一调配,统一管理了预算,规范了报表合并过程以及提高了业务数据的准确性。

  三、五大亮点项目解读

01亮点项目一:会计分录自动化生成

  业财一体后,92%的会计分录可自动生成,97%的费用凭证实现自动化,票据流和物流相关的分录自动化率已达到了100%。
其他手动生成率较高、与资金系统相关的会计分录可使用批导功能和工具减少编制的工作量,总分类账手工编制分录可通过预制凭证提高编制效率。

02亮点项目二:SAP严谨的信用管控

  系统中设定不同类别的客户,分类别管理,利用客户评估设置信贷额度及账期;

  发货过账自动信用检查,超信发货订单冻结,货物不能发出;

  系统自动通知业务员催款或申请解冻,临时授信、申请特批才可放行;

  客户付款,信用及时更新。
信控自动化在一定程度上解放了信控人员的日常工作,让信控人员有更多时间增强工作内容的深度和广度,向前端可延伸客户风险扫描,后端可衍生商账催收。

03亮点项目三:打造智能高效费控系统

  学术会议的费用管理、项目管理、合同付款管理都是医药企业的费控重点;​

  大量供应商、多样费用种类也造成了审批和预算之间的脱节,加大了财务核算管控难度。

  经过前期调研,简约费控帮助科华生物从预算管控、对公付款、商旅对接等方面建立了费控系统,实现了多维度的预算控制。

  在实际的运用和实践中真正实现了降本增效,智能合规方面也取得了优质的数据支持:

  降本:提前预定,平均机票费降低100元/单

  提效:财务审批效率提升50%

  合规:智能识别票据的真伪

  特色场景一:商旅活动全流程费用管理

  建立全流程管控:业务申请—消费—费用结算—报账报销—费用审核—核算报表,通过预算管理、计划管理、流程规范、自动查验、智能合规和分析闭环来实现费效管控; 

  特色场景二:科室会议全流程费用管理

  建立全流程管控:会前计划—会议开展—结算报账—费用审核—会计计算—分析考核,管理流程结合智能化工具结合方式可大幅提升业务效率,显著降低合规风险,提升预算执行,更易掌控资金计划,以及数据驱动运营,助力业财融合。

04亮点项目四:标准成本管理

  推行标准成本体系,成本核算的精细化和成本差异分析自动化,已让成本会计向成本管理员和控制员的角色进行转变:

  事前:监控货物数量和价格是否发生变动,变动是否合理正常;工艺路线是否和实际情况相符,如有变动,是否合理;

  事中:监控工单费用结转是否异常;

  事后:分析实际成本和标准成本的差异;

05亮点项目五:多维度管理指标分析体系

  精细化管理。基于市场、产品、组织架构的多维度、多层次的盈利分析报表体系支持数据相向分析,点击任何一个数据都可从汇总表看到明细表,从明细表可看到会计凭证,满足精细化管理要求;

  收入成本合并流程。数据来源可设多个入口,不同信息系统基础的公司都能在一个平台上进行数据的处理:

  只用SAP的公司可直接从系统调取数据,形成庞大的数据库;

  非SAP公司可留下数据入口,根据既定的报表格式,导入、录入财务数据,总公司的系统汇总再做抵消;

  费用分摊处理流程。可事先设定分摊逻辑和规则,一旦设定会自动进行分摊,分摊逻辑可因现实情况做调整。 

  四、精选问题

  Q1:医疗企业走向智能化会遇到哪些问题,科华是如何解决的?

  A:1、管理报表体系的推行。由于企业发展速度较快,各个公司的会计基础不平衡,信息系统也不统一,所以上这套系统和开发系统都带来非常大的挑战,但是决策者又急需相关数据。我们无法等到各企业具有软硬件基础条件再上系统,因此开发了介于中间的产品,适用于SAP环境和非SAP环境,且具有一定的灵活性和可延展性;

  2、选择子系统时碰到了挑战。并购带来了大量子公司,涉及到大量不同的银行分散账户,如每家都开通银企直连,会是一笔不小的投入,所以在进行财务工作的过程中,需要反复核算成本效益原则。最终考虑再三,暂时选择先做选型,在多银行多账户系统选择方面比较谨慎,花费了比较多的时间进行调研。

  3、财务人员面临的挑战。刚开始使用SAP系统,不是很熟悉系统界面,但是又有较大的工作量,财务人员十分不适应,也有相关流失。在此过程中财务团队需要鼓励和坚持,试着熟悉系统,并且IT团队,运维工程师开发了财务报表工具,更直观了解和获取对应的财务数据。

  Q2:财务信息系统选型时需要注意哪些点?

  A在业财一体化的进程中,信息化平台是最为核心部分,信息化建设的完善程度将直接影响业财融合的程度,智能化信息系统和财务智能系统分层又结合,具体如何切入呢?

  整个信息系统的建设需要提前周密规划和分步骤实施计划;

  系统需要一定可延展性和灵活性,大多数企业在快速发展阶段,要为企业未来发展留下一定的空间;

  系统建设是长期过程,需要投入大量人力和财力;系统建设需要各部门参与,立项前与各部门设定项目目标;系统完成后,需要成为各部门的考核指标;

  系统建设过程中,需要专业机构咨询服务,企业内部也需要业务和技术的复合型人才来支持系统搭建,后期不断进行系统的优化和改善;

  企业信息化建设需要与企业业务发展阶段相匹配;如还未解决产供销问题,先聚焦业务让企业快速增长;如已到管理效益,需要通过更加精细化管理提升企业运营能力,可搭建财务运营平台和费控系统和周边系统。

  Q3:科华在财务转型中,最有成效的项目是什么?

  A:主要是财务人员转型的亮点。目前科华财务架构和人员分为三大块:

  财务部:按照业务功能来分团队,主要负责基础财务核算,包括费用报销等。在SAP环境中的公司财务部实现了财务共享,有限人员可以为更多企业提供服务,即便是增加合同范围内公司数量,也不用重复增加大规模的财务人员投入;

  商业分析部:接近于高端财务,是高附加值的工作,主要负责绩效分析,产品价格定价,特殊项目等;

  信用管理部门:国内很少有这样的部门,主要负责应收账款管理,目前有专业团队和系统支持。

  Q4:搭建智能化平台过程中,财务和其他部门有无分歧或冲突,最后是如何在不同部门之间进行协调推进的?

  A:搭建智能化平台过程中,财务部门和其他部门分歧还是比较多的。因为财务是在业财一体化中比较核心的板块,和各部门都有交流和接触,和其他部门有业务上的交叉点;

  我们通常会咨询专家意见,包括外部专家、IT专业团队,或者了解同行或者其他企业的先进经验,再结合公司实际情况判断哪个部门执行更高效,最终从公司的利益出发解决问题。

  Q5:费控合规管理如何和企业内部管理之间如何平衡?

  A:这两者并没有本质上的矛盾,简约费控是工具,合规性是企业内部设定的目标,工具和方法是围绕企业内部管理和合规性整体的流程、框架、目标所展开的。专业团队、专业调研、流程和制度梳理,将会将业务目标一致化,消除可能存在的矛盾。

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  关于Cloudpense简约费控

  简约费控深耕财务智能化领域,公司自主研发的低代码PaaS平台,通过配置就可以快速、持续地满足企业报销、预算费控与财务共享的个性化业务需求。

  「服务客户」已服务立邦、复星、商发、柳工、捷豹路虎、东风商用车、海航、中通快递等200多家大中型企业客户。

  简约费控继2018年获得京东金融的战略投资后,又在2019年底获得了由紫竹小苗基金领投的B轮投资。

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