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立邦中国:刷新财务作业链,实现0手工的全面自动化

发布时间:2020-07-29浏览次数:作者:Cloudpense云简

 

 人工智能、AI等科技的发展让越来越多的企业朝着财务共享的模式转型,面对被科技替代的风险,财务人迫切寻求职能升级转型。

为了让更多企业了解在数字经济时代下如何进行数字化转型实践,我们请到了数字工业时代的推动者和引领者,分享他在数字化建设路上的心路历程。

  汤若玲

  立邦中国财务总监

  推荐理由

  百年历史,世界最早涂料企业之一

  节省75%财务共享中心人力成本

  财务全作业链自动化,0手工作业

  快速索引

  (一)立邦财务智能化共享中心三步走战略

  1如何进行组织再造,释放财务核算职能?

  2如何打造特色化的财务共享中心流程?

  3如何打造数据共通的智能财务系统?

  (二)多维度的智能财务领域探索实践

  1税务管理平台如何进行分期建设?

  2如何搭建统一的资金全业务管理平台?

  3如何打造移动报销流程自动化的费控平台?

  4如何运用大数据进行会议管理流程运营?

  (三)精选网友问题

  Q1财务数字化建设过程中,财务人应该怎么做?

  Q2分享中提到业财财务从核算财务中解放出来,请问核算财务主要负责哪些内容,业务财务主要负责哪些内容?核算财务和业务财务是如何在工作上进行拆分的?

  Q3OA与其他费用管控程序之间的关系建立,是如何进行决策的?

  一、立邦财务智能化共享中心三步走战略

  财务共享中心的建立可以使财务职能价值得到很大的提升,整个核算的会计处理将趋于统一化、简单化、规范化,财务人员可以把更多的重心转移到风险管理、能否更有效支撑经营决策上,不用花大量时间纠结账做得是否正确。

  立邦从组织再造 、流程再造和系统再造三个维度进行展开,详述财务智能化共享中心的建设过程。

  1如何进行组织再造,释放财务核算职能?

  人员组织进行调整后,财务核算职能就可被共享,应运而生出非常重要的财务支撑职能和对应的团队。这些人从财务核算中完全释放出来后,走向财务前端,支持并帮助业务,快速反映和解决业务问题,包括前端风控和合规管理。

  经过组织调整,财务规划的职能也将独立。财务规划可将财政信息、政策制度、组织规划完全统一,支撑公司的战略和策略。

  2如何打造特色化的财务共享中心流程?

  每家公司财务核算作业流程没有特别大的差异,有所差异部分是业务部分。因此公司可以根据自己的业务特色,重新进行核算、调整作业流程,让其更符合共享模式,更高效更安全地进行管理,提供决策信息和数据。

  3如何打造特色化的财务共享中心流程?

  3.1 报销系统和单据投递、流转管理系统的建设

  报销系统即是纯线上化的报销;单据流转管理系统是指员工投递报销单时,整个流程都可以被查看的系统。基于这个系统,可做相应的报销规则;

  3.2 发票自动校验认证系统的建设

  供应商将发票统一寄到共享中心后,共享中心通过扫描获取发票信息,在系统里三单匹配完成,就可自动记账。

  3.3 银企直连的建设

  财务共享后将会涉及大量的付款和银行账户。银企直连可打通ERP的账目和银行网银,让其自动对接,系统自动抓取相关数据,不用人为再次输入,因此出纳再也不用再去核实该付给谁多少钱,付到哪里。

  二、多维度的智能财务领域探索实践

  1税务管理平台如何进行分期建设​

立邦中国从基础建设的统一发票系统,到管理升级后的合规税务申报,及时监控分析,主要将以下几个系统进行了企业内部系统的互通互联,实现了税务共享。

  1.1业、财、税一体化的自动申报体系建设

  税务管理系统和ERP核算系统完全对接打通后,税务核算要求都可前置到这个系统。系统可自动抓取业务发生的数据和信息,根据税务规则进行核算、调整后,变成业务申报需要的数据。

  基于打通的系统,可让数据进行充分流动,根据不同的规则和场景进行组合和结算,因此系统就可出具相关的申报表。最后根据每个地方的不同政策,可再加以人工的辅助和调整。

  目前国家部分地区已实现一键申报,企业可以直接对接税务局系统,进行一键申报,实现高效、安全的申报,控制税务风险;

  1.2信息化税务风控体系的建设

  利用信息化手段建立税务风控体系,建立事前预防,事中预警和事后监控机制。

  税务风控系统可将需要管控的风险信息、标准和要求注入在业务前端和业务系统中;也可将风险信息、行业信息、关联交易等等税务风险信息作为预警指标,放入税务系统,根据业务信息抓取的数据和这个系统的信息进行比对,实时关注风险情况、税负情况等,及时发现问题和处理问题。

  1.3合规税源的智能化建设

  税务作业都集中在统一税务平台,业务数据和经营数据也都在此平台,则企业可根据已采集或已生成数据,快速加工形成税务机关向企业采集的各类报表。合规、准确、快速地应对重点税源企业监管报送要求。

  1.4透明化的税务分析

  税务管理分析:税务户口查询,实现对集团税务信息集中管理;税务管理分析,全貌展示集团税务状况;

  风险监控:风险监控与指标预警相结合,及时发现潜在问题,客观、高效、集中展示税务风险;

  税务筹划:减少纳税主体税收成本,合理进行税务规划,实现企业利益最大化。

  2如何搭建统一的资金全业务管理平台?

  资金管理平台建设:打造自动化和专业化系统,不留传统手工作业;

  协同价值:通过资金预测模型,直观反映数据价值和贡献,预测未来资金水位,保证最佳现金持有量,进行最佳理财排期;

  服务高效:结算业务自动化,在线获取电子回单,进行计划管控与提醒;

  合规管控:进行全面线上风险管控和资金管控,防范金融风险。

  统一的资金全业务管理平台打通资金流转的各个环节,实现资金的统一管理,实现全集团业务流、核算流、资金流的完整闭环,以及资金的安全性,高效性和流动性。

  3如何打造移动报销流程自动化的费控平台?

  3.1移动报销流程自动化

  企业内部系统和规则和外部系统进行打通。外部生态打通了财税与电子发票,互联网消费,互联网支付与金融,以及后端基础数据打通了基础数据与企业规则,付款全流程费控,业务、财务、税务一体化共享和企业大数据费控分析等。

  员工可从手机端进行请假、订票,获取票据信息,最后提交报销,实现了全流程高效的差旅闭环。

  3.2移动报销流程智能化

  员工可随时随地在手机上提交报销,管理层也可在移动端实时审批,充分利用碎片时间,极大提高了工作效率。

  同时在系统设置行程管理、费用标准以及审批工作流,自动进行费用标准校验提醒,员工无需记忆复杂费用的标准政策,系统也可自动判断审批流程,进行报销高效审批。

  3.3打通商旅平台

  费控系统打通商旅平台,出差前可自动跳转到商旅平台进行订票,出行后信息自动填写到员工报销端,无需再次填写交通住宿等基础信息。

  3.4发票验真及全票面信息获取

  员工在报销时自行进行发票扫码验真,验真完成后可自己先做判断是否能够报销,发票验真有问题则无法进行报销流程。发票验真后,则可获取发票的全票面信息,进行税务风险比对,进行后期数据分析作用。

  除了增值税发票的扫码验真和全票面信息获取,机票、火车票等也可通过拍照或者OCR识别全票面信息,无需人工再次书写。

  3.5财务核算协同共享平台案例剖析

  企业为进一步做好成本和业务管理,从流程控制作为切入点,在数据端口确保付款审批和常规OA系统进行互通,做到事先控制。

  在搭建从采购申请到财务核算智能共享协同平台流程中,采购第一步就协同企业内预算编制系统的预算指标和预算金额,将各项预算的标准共享到费控系统中。

  预算申请时,在审批端的第一步就能看到预算标准,可作为决策参考衡量是否通过这个审批;

  预算通过后,可寻找供应商采购的产品、采购合同、采购订单等,这个环节企业可介入企业固定的供应商,做成共享平台,即采购的过程中就可以达到协同共享,提高效率。员工在选择时,可从供应商的平台挑选产品,获取双方合作的最低价格。完成服务递交产品后,在系统端口可在采购平台验收,在财务端口做应付暂估,三单匹配等;

  验收后付款过程中,系统可自动识别合同中的付款明细,智能化辨别出预付款、费用预提、费用摊销需求等,智能化触发生成凭证,再进行凭证回转。平台上也可引入资金计划,共享代付款信息,安排本期资金付款计划,生成代付款凭证,使用银企直连,最终完成代付款。

  系统里数据和信息贯穿流通,做到了每个流程可视化,在审批流程过程中就可看到整个费用的实时控制。

  4如何运用大数据进行会议管理流程运营?

  企业大数据挖掘的基础是已经打造各种在线系统,明确了数据之间的关系、结构、联系等,从而形成相应的数据湖、数据字典,可进行数据抽取、清理、辨别等,最终形成相应的数据分析。

  立邦中国在会议管理业务流程中,流程系统贯穿全程,会议过程数据化,利用大数据进行了会议基础信息分析、会议行为分析以及会议费用分析。

  会前阶段:制定计划,确定会议相关的人事物,测算会议成本和预算;因为已有系统串接,所以在决定开会时,系统会直接发出提醒,参加会议的员工可收到对应的消息提醒,员工可进行会议应答,系统也会引导员工进行订票、订酒店等事务;

  会中阶段:实行扫码签到,形成会议纪要文件,形成决议后可自动通知到对应的责任人,相关责任人可执行决议相关的事项,以及做出相关的反馈;会议决议的可被追踪,执行进度一目了然,也可提前做应对措施;

  会后阶段:会议结案后会生成会议号,参会人可同步收到会议结案信息,开始执行线上报销。

  三、精选问题

  Q1:财务数字化建设过程中,财务人应该怎么做?

  A:1. 首先,财务人需要认识到会计作业会被机器所替代,这是必然趋势。因此财务人员需要尽早从手工作业中释放出来,做好财务作业系统化建设。智能化、数字化等都是建立在财务系统化建设的基础上;

  2. 其次,整个财务作业的发生是建立在有业务的基础上,没有业务就没有财务信息。财务人员必须了解业务,了解业务如何发生,流程是怎么样的,这样才能进行分析、整理业务场景和流程,了解业务数据以及业务数据之间的关系,才能利用这些业务数据将财务和业务进行打通。让数据衔接业务和财务,利用数据去设计各种各样的场景,进行智能化运用;

  3. 最后,财务人心态上要拥抱科技时代,不要害怕被所谓的AI、机器人等科技所替代。但是要想不被替代,行动上需要充分享受科技时代给我们带来的学习便利性,没有我们学不到的,只有我们不想学的。传统财务到智慧财务的过程不是一蹴而就,肯定需要各种要素协作一起完成。在众多要素之中,我们能百分百把控的就是财务人员自己。AI时代中始终保持持续学习的能力,扎实自己财务专业知识之外,也需要通过学习让自己成为拥有跨领域复合知识、全局观的财务人员,支撑自己从一个单纯的财务工作者成为企业战略业务合作伙伴,向企业价值构架师转型。

  Q2:分享中提到业财财务从核算财务中解放出来,请问核算财务主要负责哪些内容,业务财务主要负责哪些内容?核算财务和业务财务是如何在工作上进行拆分的?

  A:核算财务可以做任何属于后台可以做的事情,比如报销,报销单审核、收付款、成本核算、总账核算,做报表、出具报表等;而业务财务不需要做账,只需要看数据和分析数据。业务财务最主要的是走入到业务前端,和业务打成一片。去客户那里,了解客户的状况;走到市场上,看市场的情况。

  比如现阶段有一个促销政策,业务财务就可以帮忙核算。最开始可以分析促销政策,测算最后得到的效果;在过程中可以监控促销政策有没有达到这个结果,节奏有没有问题,实时提出是否需要调整,以及和业务确定预算目标、绩效考核。包括刚才提到,如果客户有融资需求,业务财务了解到客户的情况,可以同步内部,帮助客户设计融资需求方案等。业务财务比较偏业务实际,又能够使用财务头脑把业务逻辑数字化,这是业务财务最直接做的事情。

  Q3:OA与其他费用管控程序之间的关系建立,是如何进行决策的?

  A:如果OA是指办公系统,所有的业务流程都可以想成作业流程。比如开会就是作业的流程,这个流程和费用管控之间有预算,我们可以用预算、标准去管,他们之间建立的关系靠流程和系统去打通。按照刚才开会的例子,开完会会有计划,所以员工有资格出差,有资格订票,订票系统里会有一些票务条件,可以将票务政策的条件预设到系统里,商旅系统就会自动控制,包括指引到他应该订的票;订票完成,参加会议后需要报销,此时系统也会自动指引,只需按照指引操作点击即可执行报销。因为出差机票、酒店信息等都已在线上,可以实时做反馈,只需确认和执行报销有关的部分,以及和开会有关的部分。从流程来看,直接用系统拉通即可。

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